Kas sinu ettevõttes on kunagi olnud selliseid probleeme?

LIIGA PALJU KOOSOLEKUID…
Koosolekute korraldamine on muutunud nii massiliseks, et töötajatel pole enam piisavalt aega tegeleda oma põhitööga. Tööülesannetega tuleb tegeleda töövälisel ajal, tihti ka oma pere ja tervise arvelt.

KOOSOLEKUD VENIVAD LIIGA PIKAKS…
Koosolekud on muutunud aruteludeks, kus tulevad käsitlemisele kõikvõimalikud teemad, mis peateemaga vaid kaudselt seotud. Fookuse hoidmine ja resultaadini jõudmine on muutunud keeruliseks.

KOOSOLEKUL EI OLE TULEMUSI…
Isegi kui koosolek või arutelu on meeldiv ning töötajad osalevad sellel meelsasti, ei jõuta koosviibimise lõpul konkreetsete lahenduste, tulemuste või otsusteni. Samal teemal koosolekud korduvad mitmeid ja mitmeid kordi.

a

Koosolekud on oluline ja vajalik juhtimistööriist

Juhtimise tööriistana jäävad koosolekud ja arutelud veel pikaks ajaks väga olulisteks. Mis veelgi olulisem, koosolekute oskuslik planeerimine, läbiviimine ja administreerimine võivad olla ettevõtte tulemusjuhtimise kultuuri üheks kujundajaks.

Kuid koosoleku õnnestumiseks on oluline juhtida kogu protsessi, alustades planeerimisest ja lõpetades otsuste kommunikeerimisega. Koosoleku protsessi võib jagada järgisteks osadeks:

  1. Koosoleku planeerimine
  2. Läbiviimine
  3. Otsuste kokkuleppimine
  4. Koosoleku tulemuste vormistamine
  5. Otsuste ja tegevuste kommunikeerimine

Koosoleku planeerimine on seotud nii korralduslike kui sisuliste teemadega. Esmalt on vaja selgeks mõelda, mille jaoks on koosolekut vaja. Mis on see KONKREETNE teema, mille pärast kutsutakse kokku hulk inimesi? Sõnasta vajadus ja konkreetne teema. Siinkohal on hea, kui sõnastatakse arutluse alla tulevad teemad konkreetsete päevakorra punktidena ning otsustada, kas on vaja võtta vastu otsuseid.

Järgmiseks on oluline läbi mõelda, kelle sisendit on antud teema puhul kindlasti vaja ja kes on need isikud, kes on kaudsemalt seotud või peaksid olema infoväljas (hilisem kommunikatsioon). Määra osalejad.

Korraldusliku poole pealt on vaja selgitada välja kõigile osalejatele sobiv kuupäev ja kellaaeg koosoleku läbiviimiseks. Saada välja kutsed ja info ettevalmistuse ning teemade kohta.

Loe tulemusliku koosoleku läbiviimisest lähemalt siit:  “Edukas koosolek – on see võimalik?”

Oskuslikult juhitud koosoleku puhul on otsuste kokkuleppimine vaid vormistamise küsimus. Kuid vormistada tuleb need otsused kindlasti. Otsuse vormistamise juures on oluline nii täitja kui tähtaja määramine. Mõistlik on määrata igale otsusele üks vastutaja (kes ei pea ise olema alati tegevuste elluviija) ja kindlasti kuupäev, millal tulemused peaksid olema teostatud. Sõnasta otsused, lepi kokku vastutav isik ja määra tähtaeg.

Iga koosoleku kohta tuleb kindlasti vormistada ka otsuste MEMO ja see koos vastavate määrangutega (otsuse kirjeldus või tegevused, vastutajad, tähtajad) ning osalejatele ja teistele vajalikele isikutele välja saata. Vormista MEMO ning saada osalejatele.

Koosolekute protsessi ja kohustuslike tegevuste juurutamine tõstab tulemuslikkust 

Peamisteks tulemuslikkuse mõjutajateks on senise kogemuse põhjal olnud see, kui omavahel lepitakse kokku teatud kohustuslikud tegevused, mis aitavad tüüpilisemaid koosolekutega seotud “lõkse” vältida:

  • Igal koosolekul PEAB olema teema ja päevakorra punktid, mida arutatakse. See info saadetakse osalejatele aegsasti välja;
  • Koosolek ei tohi olla pikem kui 1,5 tundi, so. 90 minutit. Äärmisel juhul tuleb planeerida päevakorrapunktide kaupa á kuni 45 min, iga 90 minuti järel tuleb teha värskenduspaus 5-15 min;
  • Koosolek ei tohi KUNAGI minna üle planeeritud aja;
  • Koosolekule võib kutsuda vaid neid inimesi, kelle sisend on otseselt VAJALIK;
  • Igale koosolekule järgneb kohustuslik MEMO, kus PEAB olema kirjas vähemalt 1 konkreetne otsus (+ vastutaja ja tähtaeg), soovitavalt aga otsus iga päevakorra punkti osas.

Koosolekute administreerimine ja haldamine ei pea olema keeruline

Tänapäeval on selleks mitmeid toetavaid digilahendusi. Näiteks SinuLab on loonud juhtidele kasutamiseks lihtsa ja käepärase lahenduse, mis aitab kõiki eelnimetatud “lõkse” edukalt vältida. Lisaks luuakse juhile hea ülevaade sellest, kuipalju on aasta jooksul koosolekuid korraldatud ja kui palju selle peale aega kulunud.

a

Koosolekute moodul võimaldab:

  • Koosolekute kalendri vaade
  • Ülevaade kõikidest koosolekutest, osalejatest ja tehtud otsustest
  • Päevakorra teemade lisamine
  • E-posti teavitused kutsututele
  • ical sündmuse lisamine kalendrisse
  • Koosoleku MEMO koostamine vastavalt päevakorra punktidele
  • Otsuste, tähtaja ja vastutaja lisamine
  • MEMO saatmine osalejatele e-postile

Lae alla koosolekute lahenduse infoleht:

KOOSOLEKUD


Postituse kirjutas: