On paratamatu, et kui elu meie ümber muutub digitaliseeritumaks, muutub see ka juhtimises ning loomulikult personali valdkonnas. Muidugi et tasu arvata, et digitehnoloogilised tööriistad ja muud abivahendid juhtimise töö juhi eest ära teevad, kuid oluliselt operatiivsemaks ja tulemuslikumaks on võimalik seda muuta küll.
Personalitarkvara hetkeseis ja trendid
Väga paljud personalijuhtimise funktsioonid liiguvad üha enam ja enam infotehnoloogilisse keskkonda – kas siis pilve või desktopi tarkvarasse. Nii on asunud värbamine, inimeste hindamine aga ka töösuhted üldisemalt (eelkõige andmed ja dokumendid), digitaalsesse vormi. Ja see on paratamatu, sest üleüldise globaliseerumise ja traditsioonilise töödisaini muutumisega kasvab ka vajadus operatiivsuse ja paindlikkuse järele personalijuhtimises.

Tänane tarkvaraturg on paljuski veel keskendunud administreerivate ja andmete arhiveerimise lahendustele. Andmete halduse vajadus on loomulik, sest on tööandja üks kohustusi ja seda tuleb täita. Kuid see ei ole inimressursi juhtimise kõige olulisem osa, pigem nö. hügieenifaktor, või vundament, mis peaks olema tagatud.

Personalivaldkonna administreerimise tarkvaralahendused on üldjuhul suunatud personalitöötajatele. See tähendab, et tarkvara kasutajaks on personalitöötaja(d) või -osakond. Harvemal juhul omab ligipääsu juht või osa juhtidest, ilma muutmisõiguseta, nö. vaatlejana. Nimetagem selliseid lahendusi personalitarkvara.

Personalitarkvara funktsioonideks on:

  • andmete haldus (töösuhete dokumendid, andmed töötajate kohta)
  • struktuur, ametikohad
  • tööaja planeerimine
  • palgaarvestus
  • tööaja raporteerimine
  • koolituste register ja -statistika
  • puhkuste planeerimine, administreerimine

Personalijuhtimise teenused töötajale kättesaadavamaks

Ka personalijuhtimisel on võimalik läbi tarkvaralahenduste liikuda töötajatele oma teenuste osutamisega oluliselt lähemale, kujundades neid operatiivseteks ja ajasäästlikeks. Heaks näiteks on siinkohal self-service lahendus, kus töötajad ja juhid saavad teha erinevaid toiminguid ning kus administratiivsed protsessid, mis ei vaja vahetut kontakti personalitöötajaga, on paberkandjalt viidud infotehnoloogilisse keskkonda (puhkuste avaldused, isikuandmete muudatused, heakskiidud ja kinnitused, tööaja raporteerimine, töötasu info jms).

Juhid lähemale töötajatele

Infotehnoloogiliste lahenduste abil on juhtidel võimalik oma töötajatele veelgi lähemale astuda. Seda eelkõige sisuliselt poolelt. Erinevad digitehnoloogilised lahendused aitavad muuta juhi tegevusi inimeste juhtimisel operatiivsemaks ja käepärasemaks, vähendades oluliselt administratiivset koormust. See omakorda annab juhile rohkem aega sisuliseks tööks inimestega ja töötajatele võimaluse juhiga vahetumalt olulist infot vahetada. Kõik ikka selleks, et tõsta veelgi töötaja edukogemust ettevõttes.

Kuid kasu on võimalik saada ka töötajal endal. Infotehnoloogilised lahendused võimaldavad ligi pääseda teadmistele mõne hetkega, omandada uusi oskusi väga lühikese aja jooksul ning toetada juhtide ja töötajate igapäevast arendustegevust nii nagu seda pole kunagi varem tehtud.

Lahendused, mis aitavad kiirelt omandada uusi kompetentse ning tõsta töötaja edukogemust ettevõttes, on just need mida tänases ärikeskkonnas juhtidel eriti vaja läheb.
Tulemuste juhtimine

Tulemuste juhtimise tarkvaralahendused on ettevõttele niisama vajalikud kui töötajate andmete haldamine või töötasu arvutamine. Kui tavapärase personalitarkvara põhikasutajaks on personalitöötaja, siis tulemusjuhtimise tarkvara on mõeldud eelkõige juhile. Ideaalis on sisendi andjateks nii juhid kui töötajad. Tulemusjuhtimise tarkvaralahendused hõlmavad funktsionaalsusi nagu:

  • eesmärkide seadmine ja mõõdikud
  • tulemuste hindamine ja analüüs
  • tagasiside andmise võimalus
  • tegevuskavade ja tööplaanide koostamine
  • projektijuhtimine
  • tulemuspõhine tasustamine
  • scorecard’ide loomine
  • KPI dashboard

Tulemuste juhtimine inimeste kaudu on töö, mida juhid igapäevaselt teevad. Selleks on olulised nii tulemusjuhtimise põhimõtted, protsessid kui ka juhtimisvõimekus. Tulemuste juhtimise lähtekohtadest inimeste kaudu saad lähemalt lugeda artiklist “6 lähtekohta juhile töötajate tulemuslikkuse tõstmiseks”.

Inimeste arendamise lahendused

Väga populaarseks on saanud “talendijuhtimise tarkvara” mõiste, mida kasutatakse üsna tihti ja teinekord ka eksitavalt. Talendijuhtimine ettevõttes on kompleksne tegevus ja ei seisne ainult arenguvestluste läbiviimises või koolitusinfo haldamises. Seepärast tasub hoolikalt uurida talendijuhtimise tarkvarade tegelikku sisu ja funktsionaalsusi. Talendijuhtimise tarkvara kasutajateks on tavaliselt kolm ospoolt: personalitöötajad kui protsessi administraatorid ja tugi, juhid ja töötajad kui sisendi andjad, juhid ja personalijuhid statistika ja analüüsi kasutajad.

Talendijuhtimise tarkvara ja selle funktsionaalsuste alla kuuluvad:​

  • talentide kaardistamine
  • kompetentside juhtimine
  • töötajate arendamine ja arendustegevuste toetamine
  • oskuste ja käitumise hindamine
  • e-õpe
  • karjäärijuhtimine
  • järelkasvuga seotud tegevuste toetamine
  • töö eesmärkidega erinevatel tasanditel
  • soorituse juhtimine
  • erinevate talendijuhtimise protsesside monitoorimine
  • talendijuhtimise tulemuslikkuse näitajad ja analüütika jms.

Märksõnadeks on operatiivsus, paindlikkus, areng, tulemused.
Andmed ja analüütika

Aasta aastalt on muutumas juhtidele üha olulisemaks andmete analüüs (data analytics). Trend on kiires tõusus ja andmete analüüsi järgi õhkavad kõik edumeelsemad juhid. Siiski, on oluline mõista, et numbrid iseenesest ei anna meile mitte mingisugust eelist. Määravaks saab siiski õigete näitajate analüüsimine ja oskus mõitsa, mis on nende numbrite taga. Kuid jah, üha olulisemaks saab andmete töötlemine, vajalike näitajate väljanoppimine, et teha õigeaegseid otsuseid, olla valmis muutusteks enne kui need aset leiavad. Kas tegemist on ennustamise või tõenäosusega, seda näitab praktika.

Statistika ja oskuslik sisuline analüüs aitab juhil vaadata ettepoole toetudes senisele kogemusele. Kuigi, ka senine kogemus muutub päev päevalt vähemtähtsamaks, sest uus reaalsus on osutunud hoopis teistsuguseks sellest, mida oleme seni kogenud.

Mida ettevõtetel vaja on?

Ettevõtete ja organisatsioonide kõige suurem vajadus inimeste juhtimise tarkvara osas on kiirendada neile olulisi protsesse nagu:

  • Eesmärgistamine ja tulemuste juhtimine, analüütika
  • Töötajate leidmisel lihtsustada ja kiirendada värbamistegevusi, samuti kiire sisse-elamine
  • Tõsta oluliselt kompetentside arendamise paindlikkust ja operatiivsust läbi on-line koolituslahenduste ja teadmise/kogemuse jagamise.

Mugav personali-ja juhtimisvaldkonna teenuste kättesaadavus töötajale ehk nn. “Self-service”, mis aitab vabaneda paberimajandusest ning säästab nii töötajate kui juhtide aega.
Samal ajal on oluline, et tagatud on ka elementaarne andmehaldus, mis on seotud töötajate ja töösuhtega.
Tänapäevase personalitarkvara kriitliseks vajaduseks nii suurtele kui väiksematele ettevõtetele on kõigi kolme – personalihaldus, talendijuhtimine ja juhtimise analüütika – valdkonna omavahel kokkusidumine. On väga häid lahendusi personalihalduse osas, samuti on väga häid lahendusi talendijuhtimise vallas, ka analüütika osas võib leida palju suurepäraseid pakkumisi. Kuid peamiseks probleemiks aja jooksul saab vajadus ühildada kõik need valdkonnad ja tarkvarad omavahel – ainult siis saame tõepoolest arendada inimesi ja ettevõtteid laiapinnaliselt ja paindlikult.

Kui olete sobiva tarkvara otsingul, siis otsige just sellist lahendust, mis võimaldab teil ühildada kõik eelnimetatud valdkonnad ka omavahel. Jah, te ei otsi enam personali-tarkvara ega ka talendijuhtimise tarkvara. Te otsite juhtimistarkvara.

Sobivad hoiakud

Üks olulisemaid väärtusi, mida HR saab personalivaldkonna digitaliseerimisel ära teha, on aidata inimestel kujundada digiteadlikku mõtlemist ja suhtumist oma aja-, eesmärkide-, protsesside- ja tulemuste juhtimisse. Loetleme mõned olulisemad hoiakud siinkohal:

  • ressursside kokkuhoid
  • administratiivne operatiivsus
  • iseseisvus
  • paindlikkus ja avatus muutustele
  • individuaalse soorituse ja tulemuse juhtimine
  • pidev õppimine ja enesetäiendamine

Kokkuvõtteks

Personalitarkvara, mille peamine eesmärk on andmete haldus ja arhiveerimine, ei loo tänapäeval ettevõtetele enam olulist lisandväärtust. Tarkvara, mis ettevõtteid edasi viib ja vajalikes tegevustes toetab, on seotud inimeste juhtimise, arendamise ja analüütikaga. Hea, kui kõiki neid funktsioone saab kasutada samas süsteemis ja mitte erinevates tarkvaralahendustes, äppides.

Seega, ülim väljakutse on tehnoloogiliste abivahendite toel valmistada oma inimressurssi, nii juhte kui töötajaid, ette eriti murrangulisteks muutusteks, arenguteks ja paindlikkuseks, sest just seda ennustab muutuv majandus ja keskkond meie ümber. Kriitiliseks saavad digitaalne võimekus, tulemuste juhtimise töövahendid ning vajalike kompetentside kiire arengu toetamine.